報告上手な人がしていること
せっかく一生懸命仕事に取り組んでいるのに、上司から「報告」においてお叱りを受け、落ち込んでいる…。
どうやって報告すれば怒られないのか分からない…。
そんなかたに、今回は「できる報告とはどういうことなのか」ということをお伝えできればと思います。
報告をして 「褒められる人」と、報告をして「怒られる人」の違い。それはどんなところにあるのでしょうか。
実は、「怒られる人」は報告に関して「していないこと」があるのです。
それは…
■指示をもらった人からその仕事の意図を確認する
■指示をもらった人、またその指示に関わる人と同じ認識で仕事を進めている
■以上を踏まえたうえで報告に段階を踏み、仕事を完成させる
以上のことができていない可能性が高いのです。
このことを根本的に理解していない状態で仕事を進めてしまうと、「報告するということの捉え方自体を間違ってしまう」ため、上司に怒られてしまうという結果になってしまうのです。
では、実際にどのように報告することを進めていけばいいのでしょうか。
できる報告の３つの手順
報告その①：事前確認
まず、1つの仕事が始まる前に「その仕事の意図を上司に確認」し、そのうえで確認の意味を込めて、把握した内容の「報告」をします。ここで、お互いの進める方向性＝認識を合わせます。
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報告その②：経過報告
次に、 仕事の段階を 見計らいながら、「上司の意向を聞いておいた方がいい確認事項があった段階でどこまでできているのか」を都度「経過報告」をします。ここで再度、これからの進め方の方針が双方で合っていることを確認します。
↓
報告その③：最終報告
最後に、1つの仕事が仕上がった時点でどのように仕上がったのかという「最終報告」をします。
この一連の流れが上司の方が一言で表している「報告」です。これが「報連相(ほうれんそう)」。報告・連絡・相談とも言えます。
しかしながら、怒られてしまう人の特徴は、この最後の最終報告しか していないんです。
その理由は様々です。「こんなに段階を踏むとウザがられるよ」とか「進めていいって上司が言ってた」など。いろいろと言い分はあると思います。
でも結果、上司から怒られてしまうという状況があるということは「上司の意図を理解していない」と捉えられてしまっている、ということです。
一生懸命仕事に取り組んでいる方にとても失礼ですが、たいていの場合、「独断で仕事をしている」と思われてしまっています。
そういう場合は、この段階を省いてしまうとさらに魔のスパイラルに陥ってしまうことが 多いように感じます。
信頼を得てから、いくらでも省略し、最終的には、上司から「あの件だけどさ～」と求められた時に、「こちらのことでしょうか」と最終報告の段階に仕上がっているものが既に用意されてある、勿論それは上司が想定していた出来上がりと同様以上のもの、というのが最高です。
それが「阿吽(あうん)の呼吸」ということだと思います。
もし「あの人も最終報告しかしていないのに、怒られない」とか「あの人は気に入られているから勝手に仕事を進めても怒られない」と思っていた俗に言われる「仕事ができる人」は、実は前述の３つの手順ができている可能性が高いです。
だから、上司に気に入られている、できると思われている、のではないかと思います。
同じ仕事をするなら、評価された方がいい。そうであるなら、「仕事の意図を確認すること」と「報告に段階を踏むこと」を意識してみると、きっと上司の反応が変わるのでは？と思います。