挨拶1つ、書類1枚で仕事ができるか判断されている!?

あなたの仕事への姿勢も見られている


たかが挨拶?たかが書類?

 

そう思っている人ほど、要注意です。

 

実は、その挨拶1つに、書類1枚に、あなたの印象のほとんどが集約されているといっても過言ではありません。

 

挨拶1つで、書類1枚で、「仕事ができるかわかる」そう口々に、デキると言われる人たちから聞くことが多いのです。

 

その、挨拶1つで、書類1枚で、あなたの仕事への姿勢を判断されてしまいます。

 

■あ、この人はすごく意欲的だな、とか。
■あ、この人は仕事を蔑ろにしているな、とか。
■あ、この人はもの凄くよく考えてるな、とか。

 

そして、一事が万事とはよく言ったもので、その挨拶や、その書類のイメージが、後々仕事を一緒にしてもやはり同じだったということがほとんどです。

 

「たかが」がいずれ大きな差を生む


では、例えばその「たかが挨拶」ですが、できる人は何が違うのでしょうか。

 

まず挨拶と言っても色々な挨拶があります。

 

入社初日の社内での挨拶、外で社長に偶然合った時の挨拶、お客様訪問先での挨拶、部署移動での挨拶など、本当にいろんなTPOにおける挨拶が考えられます。

 

その、どの挨拶にも「表情、姿勢、声のトーン、タイミング、言葉の選び方、間合い」があり、できる人はそれをTPOに合わせて変えられ、適切に振舞うことができているのです。

 

次に、書類です。できる人は何が違うのでしょうか。

 

書類も、書類と言ってもいろんな書類があります。

 

例えば、社内稟議書、部内での報告書、お客様への見積書、提案書、など。そういった書類もできると言われる人は、書類に対して、特に何も質問することがないほど、簡潔に、わかりやすく、しかも全項目網羅されており、こちらがYESの返答1つで終わるような書類に仕上がっています。

 

この応用編で、例えばメールなども同じことが言えます。

 

複雑な内容のメールを打たなければいけないときも、どうすれば相手がわかりやすいかなと考え、思ったことをそのまま打つのではなく、「1回でどれだけ簡潔にわかりやすく返せるか」を意識すると、相手からのメールも、YESの返答1つで終わるようなメールとなり、「早く仕事が進む人」「できる人」というイメージが増していきます。

 

では、もっと当たり前すぎる、以下のような仕事はどうでしょうか???

 

■お客様いらしたから、ちょっと手の空いてる人「お茶出し」してもらえる?とか、
■清掃員の人が来てくれてるから「オフィス清掃なんて自分の仕事じゃない」とか、
■「資料のコピーしてくれる?」と言われて「こんなこと、また自分が?」とか、
 
そんな風に思っていないでしょうか?
 
この言葉に、「あ、そう思ってる…」と思ったかたは要注意かもしれません。こういった本当にとるに足らないことですが、でも「こんなのは雑用!」と思っていると危険です。
 
実は、これが仕事の基本とも言える、立派な仕事だからです。誰にでもできる仕事に思えても、立派な会社イメージの一端を担っています。
 
実はあなたの対応1つで、会社のイメージを左右しているのです。ここは少し、強調してお伝えしていきたいと思います。
 
例えば、お茶出し。

■お客様へ提供する際、おもてなしの心を1杯のお茶に込められていますか?
■今日の外の気温で「熱いお茶」がいいのか「冷たいお茶」がいいのか選んでいますか?
■部屋に入るタイミングはいつがいいのか見計らえていますか?
■テーブルにお茶を置く位置はどこがいいのか考えていますか?
(書類、プロジェクターの位置によって異なる)

そういった1つ1つの細かな気配りがお客様に伝わり、「行き届いた会社だな」という印象を与えることができます。

 
例えば、オフィス清掃。

■お客様がいらっしゃる場所が汚れていませんか?
■受付に飾ってある額縁が曲がっていませんか?
■植物は枯れていませんか?会議室の椅子は曲がっていませんか?
■椅子の高さがバラバラになっていませんか?

全て、見る人は見ています。新規でいらっしゃったお客様はその行き届いていない会社に果たして信頼を置くでしょうか。例えば製造業の会社なら「こんなことにも気づけないなら製品の不具合も起こすのではないか」そう思われてしまうかもしれません。たかが「清掃」ですが、そんなことでイメージダウンは勿体なさすぎます。

 
例えば、資料作りのコピー。

■A3、A4、縦、横、統一性はありますか?
■極端に見えにくかったり、資料をくるくると回さないと見られないという状態になってないですか?
■その資料の内容は把握していますか?
■重要度によっては、社内でも見せて良い部署とそうでない部署があります。そこは理解していますか?

社内で配慮ができないにも関わらず、社外への資料作りが素晴らしいものができるとは言い難くなってしまいます。本当にできるのかなと上司に不安を与えてしまいます。

 
以上のように、「たかが」と思えるような仕事にも、しっかりと目的があります。そこをしっかりと捉えて仕事をしている人とそうでない人、もちろん結果が歴然としてしまいます。

 

ではここで、電話の場合はどうでしょうか。

 

電話といっても、部長以上クラスの偉いかたへの電話は敬語さえも間違えてしまう程、緊張してしまう、そんな声を聞きます。

 

こちらからかける場合、事前に伝えることをメモしておくと間違えずに済みますが、このメモ自体をどうメモしていいのか分からないと、よくコンサル生のかたから質問を受けますので、以下にメモの事例を用意しました。

 

また、「緊張すると、どのように話したらいいか話し方も分からなくなることがある」というかたのために、今回の場合は一言一句全てメモをしているパターンでご案内します。

先方への電話、例題をご紹介


今回の例題は、

「あなたが取り計らった、”△△会社の社長▲▲様”と”あなたの会社の■■部長”との会食が明日に迫ったので、前日に会食の確認のお電話を先方の社長秘書へかけることにしました

という設定でメモを作ってみました。


 電話の事前メモ:△△会社、社長▲▲様との会食確認



①挨拶する

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇 営業部●●でございます。

 

②前回からのお礼を言う
先日より、4月10日水曜日の会食の件のご対応を、誠にありがとうございます。

 

③明日の会食の確認をする
早速なのですが、明日となりました会食の確認をとお電話致しました。明日水曜日、18:30に品川の〇〇レストランにて、当方部長■■がお待ち申し上げております。

 

④楽しみにしていることを伝える
当方の部長■■から明日お会いできることを楽しみしておりますこと申し伝えるよう承っております。明日は何卒よろしくお願い致します。

 

⑤当日の緊急連絡
もし、当日なにかありましたら、メールにご案内致しました当方の部長の携帯に直接、もしくは、わたくし●●までご連絡を頂ければと存じます。重ねまして、どうぞよろしくお願い致します。

(※今回の設定が、部長という役職のかたが先方の社長へ会食のお誘いをしているため、言葉遣いをかなり丁寧にしています)

 

かける相手が上席であれば上席であるほど、お得意様であればお得意様であるほど、緊張してしまうものです。

 

しかしながら、そのときはあらかじめ文章を用意しておけば、読むだけ、ですので全てきちんと伝えられます。

 

こういった文章もちょっとした空き時間に作っておけば、かける前になってジタバタせずに済みます。

 

そして、このメモをあなたの手帳の前日のページにはさんでおけば、電話をすることを忘れずに、しかも完璧に近い電話ができます。

 

これも方法の1つかと思います。

 

え?こんな面倒なことまで?と思われるかもしれませんが、ミスをしてしまうかたは、こういったメモを作ることで完全にミスを防ぐことができます。

 

そして、これを繰り返しているうちに、頭の中でこの構成が描けるようになり、いつかこのようなメモがなくとも、間違えることもなく、すらすらと、しかも感じ良く伝えられるようになります。

 

1つのことでも、「たかが」でなく「されど」と思い、丁寧に取り組んだ仕事の1つ1つは、いずれ大きさな差を生みます。