たかが5分?時間管理ができない社員にならないための注意点!

時間管理で評価が変わる!


■「たかが1~2分くらい遅れたって大差ない」そう思って、社内会議によく遅れる。

■仕事に追われ、つい会議を失念「会議始まるよ?」と呼ばれることも。

■交通渋滞や電車遅延を理由によく会社に遅刻してしまう。

■お客様ご来訪時間を忘れてしまい、約束の時間より遅れて面談がスタート。
 
そんな時間管理をしてしまってはいないでしょうか?これはとても危険です。
 
できる人ほど、1分を大切にし、効率化を図ろうとしています。
 
そういった意識の人からみると、5分前行動もできない人は、「仕事ができない人」と判断されてしまい「大切な仕事は任せられない」と判断されてしまいます。
 
「たかが5分、なぜそんなに言われなきゃいけないわけ?」と思われたかもしれませんが、実は時間管理ができない人は「逆算して準備すること」も怠っている可能性が高いのです。
 
たかがと思われているかたの「そのたかが5分」の前に、実はたくさんの準備項目があるのです。その準備項目を以下にご説明していきたいと思います。

時間管理ができている人が具体的にしている行動とは?


では、できる人は、時間までにどんなことを済ませ準備をしているのでしょうか。

 

今回は下記2つのケース別にそれぞれ具体例を列挙してみたいと思います。ご自身ができているか否かのチェックリストにして頂けたらと思います。


出勤のときは…

「9:00始業開始の場合のチェックリスト」

□交通渋滞や電車遅延が5~10分発生しただけで遅刻にならないよう、時間に余裕をもって出勤している。
□9:00前には、タイムカードを押している。
□9:00前には、(着替えがあるなら)着替えも終わっている。
□9:00前には、パソコンも立ち上がっている。
□9:00前には、お手洗い(女性なら化粧など)も済ませている。
□9:00前には、(もし必要な人は)飲み物も手元にある。
□9:00前には、今日することリスト等で、今日は何から取掛かるのかも確認している。

果、9:00の始業開始と同時に仕事が始められる状態になっている。

 


社内会議のときは…

「13:00~社内部署定例会議を自分が取り計らった場合のチェックリスト」

□前日には、リマインドメール(資料を含む)をメンバーに送信。
□前日には、会議室予約が確実にできているか再確認。
□13:00前には、資料をコピーで紙におとすのか、プロジェクター投影なのか、各々のPCにて資料を開くのか等、どの方法での資料準備なのか確認が済んでおり、その確認通りに資料準備が済んでいる。
□13:00前には、会議室が使える状態に整っている。
□13:00前には、メンバーが揃っていることを確認。
→結果、13:00には全員が出席し、手元には必要な資料やプロジェクター等の準備も整っており、13:00の会議開始と同時に滞りなく会議が始められる状態になっている。
 

 

以上の簡単な2つの事例ですが、2つのそれぞれの結果を出すために、決められた時間までに何をするのか、そこが大切です。
 
もう少し詳しく言うとしたら、「結果」=「最終的にどういう状態であるべきか」を意識して行動する、ということです。ここには「時間管理をしながら逆算して動くこと」が求められます。
 
冒頭のように、取るに足らないことでも疎かにしていると、こういった当たり前の簡単に思える準備さえできず、「9:00になる1、2分前に自分の席に滑り込み、パソコンを立ち上げていると9:00を過ぎてしまっている」「13:00になっても準備が整っておらず慌てて必要だったコピーをとりに行くなどバタバタしている」といった準備不足が発生し、「あの人、いつも準備が整ってなくてバタバタしてるよね」といった評価になり、周囲からの信頼を失う可能性が出てきてしまいます。

時間管理ができる人は段取りもできる


そんな意外にも重要なこのチェックリスト、どれだけチェックが付いたでしょうか。

 

たかが出勤、たかが社内会議ですが、5分前行動ができている人というのは、上記の準備を考えて準備をしているので、段取りもできている、という可能性が高くなります。

 

ただ時間を守る、ということですが、その5分前行動を守ることの積み重ねが信頼と評価に繋がっていきます。

 

しかしながら、その肝心の「段取り」。仕事ができると思われる人は「仕事のプロセス」のどの部分に「段取り」が組みこまれているのでしょうか。そこを少し掘り下げてみていきたいと思います。

段取りとは「仕事のプロセス」のどの段階にあるかの理解


段取りができる人、それは以下の7つのプロセスを的確に遂行できているのではないかと思っています。


プロセス①ニーズを見極る

■1つ1つの仕事の※ニーズを読み取ることができ、それぞれの仕事の目的と目標が何なのかを見定められる。(※ニーズとは、相手のWant(して欲しいこと)を読み取ることを指します。詳しくは別途記事をご用意しておりますので、クリックしてご覧頂ければと思います)

 

プロセス②構想を練る
■その目標に対して完成の全体像、そして相手の求める完成度を忠実に描くことができ、さらにそれに対して、必ず達成すべきこと、できれば達成できたらいいこと、必要でないことが明確に線引きできている

■PDCAに絡む人達とそれらの認識が同一になっている

 

プロセス③考えぬく
■目標達成のために何が必要なのか考える

■できない理由でなく、どうすればできるのかを考え、必ずやること、できれば更に良いこと、しなくていいことを整理した上で、そのことに対していくつかの提案の選択肢を持つことができる、それを人にわかりやすく差配or説明or提案することもできる

 

プロセス④段取りをする
■何が必要か考えた上で入念な準備、用意ができる

 

プロセス⑤情報共有と必要に応じ軌道修正をする
■進捗を然るタイミングで、然る人へ報・連・相ができる

■間違っているときや脱線しているときには的確な修正ができる、より良い方法を考えられる

 

プロセス⑥やりぬく、結果を出す
■できない言い訳をせず、期限を守るためにどうすればよいのか、その事の質を上げるためにどうすればよいのか、という効率性と完成度の計画表が常に頭にある

■当初立てた目標が期限までに達成できるようやりぬく

 

プロセス➆実行後、振り返りを行う
■実際に実行してみて、周囲の評価、自身での反省点等を分析し、次回に繋げる改善策を考え次回に反映、より質の高い仕事を目指す

 

以上が7つのプロセスなのですが、今回の「段取り」においては上記④にあたります。段取りは仕事ができるための順序として4番目にはいってくるわけですが、逆をいうと①-③を実行できなければ「段取り自体も難しい」ということになります。

 

今回は「時間を守る」という時間管理の話ではありますが、時間管理ができるということは、その時間管理に大切なニーズを見極めることができていて、そのうえで時間までに必要なことが頭の中で整理ができている。尚且つ、それを準備するためにどれくらい時間がかかるのかを逆算して「時間に間に合わせたパフォーマンスをしている」ということになります。

 

この7つのプロセスを柱に、毎回自分の目の前の時間管理をどう取り組むか、そこを1つ1つ大切にして、信頼を築きあげていきたいものです。