メモを取ることの3つの大きな効果
メモを取ることが大切、とよく言われますが、もし記憶力がよく、ほとんどミスもないし、仕事の順序も指摘を受けたことがない、というかたはメモを取る代わりに脳内整理がされているので、メモを取らなくても全く問題ないと思います。
しかしながら、多くの人は、タスクが溜まってくると、何から手を付けたらいいのかわからなくなったり、何かを忘れてしまったりする可能性が高くなってきます。
そんなとき、メモはあなたを助けてくれます。メモはただの備忘録と思われがちですが、実はメモには大切な役割があるのです。
メモをすることで「①物事を理解」しながら「②脳内整理ができ」、脳内整理ができることで「③段取りができる」という重要な役割があります。
あの大発明家のトーマス・エジソン氏の言葉にも、メモにおいての大切さを物語る言葉が残されています。それは「メモこそ命の恩人」という言葉です。ご自身の発明のヒントとなる「数えきれないくらいのメモ」は、発明家にとって命くらい大切なことだったのでしょうか。
そんな天才と呼ばれるかたでさえメモを大切にされていたということは、やはり、一般的にできるビジネスパーソンも、メモを「自分を助けるツール」「能力を引き出すツール」とし、そういったメモを大切なことだと感じている人が多いということではないでしょうか。
どんなときにメモを取るの？
メモを取る、といっても、あらゆる場面が想定されます。どんなときにメモは必要なのでしょうか。
■先輩から業務を教わるとき
■上司からの指示を受けるとき
■会議やミーティング
■お得意様との商談や打ち合わせ
■研修やセミナー等
■気づいたこと・アイデアを書き留めるとき
いずれの場合も、メモはすぐ取ることができるよう、いつもメモ帳を携帯しておく、机の上の決まった場所にメモを置いておくなど、どのようなシチュエーションにも対応できるようにしておくことが大切です。
例えば、お得意様との面談や社内研修・社外セミナー等ではメモを持って行く、ということを忘れるかたは少ないかもしれませんが、上司にふと呼ばれたときに、すぐに席を立って話を聞いていると、内心「メモをもって来ればよかった…」となることも多いかと思います。やはり、ポケットにメモはしのばせておきたいものですね。
メモを取ることのメリット
いろんな場面でのメモをとることが必要かもしれないのは何となくわかる、でもだいたいメモをとることのメリットがわからないから、メモをとらない、というかたのために、ここで「メモをとることでのメリット」も少しお伝えしたいと思います。
メモを取ることでのメリットとは？
■メモを取り、それを見返すことで、忘れないことで、ミスを防ぐことができる。
■沢山の仕事を同時進行しているときの整理に役立つ。
■話の要点をまとめる力がついてくる。
■真剣にメモをとる姿が、相手を安心させることができ、相手も熱量をもって話してくれる可能性が高い。
少し挙げただけでも、これだけのメリットがあります。メモを取ることは、「忘れない」「整理をする」という他に、相手に対して「あななたの言葉をしっかりと受け止めています」と熱意を伝える効果もあります。そうすると、相手に「もっと伝えたい！」と思って頂け、より質の良い話し合いとなっていきます。
そもそもメモの取り方が分からない
しかしながら、実は、メモを取ることが大切だとはよく聞くし、やってるつもり、でも「どうやってメモを取ればいいのかわからない」というのが本音、というかたもいらっしゃるのではないでしょうか。確かに、ただメモをする、ただ文字を書くだけ、それでは結果が伴いません。
例えば…
■あとで見返すこともしないので、完全にメモをとったことさえ忘れていた。
■メモは見返していた、でも見返すタイミングがズレて、肝心なときに役に立たなかった。
■メモの1つ1つの文の意味は理解できる、でもこれが実際に取り組むとなると、何からしたらいいのかわからない。
そんな人が多いのも事実です。では、「有効なメモ」にするためには何に気をつけたら良いのでしょうか。
できる人のメモの取り方をご紹介
それでは、どんな風にメモを取ったらいいのかわからないというかたに、できるメモの取り方の一例として、以下に順を追って詳細に説明していきたいと思います。
できるメモの取り方
①まずは、メモをするノートを見開きで開きます。
②そして、その見開きページを、左のページを相手の話を聞きながら箇条書きで記入するページ、右側のページを知らない言葉や理解できなかった文・単語を記入し、後から調べるページにします。
③箇条書きにもポイントがあります。それは「５W２H」です。メモ取りながら、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How much(いくら）、という「５W２H」をポイントとして、メモを取ることを意識します。
④そして、相手の話を沢山の箇条書きにしたら、次にその箇条書きを「取り組む順番」として、文章の頭に取り組む順番に番号をふっていきます。その文章を整えながら、どうすれば効率的になるのかを考え、この番号をふることこそ、相手の描く「完成計画図」を描くことに繋がります。
⑤そうやってメモを取りながら、「自分が実際に取り組むことになったら、どの順番で取り組んでいこうか？」、と回想しながらメモをしてみると、面談や打ち合わせが終わる頃には、質問が浮かんでくるかと思います。ここで、質問をして、相手との完成図イメージを詰めていきます。
⑥打合せが終了したら、右のページで上司やお客様には聞けなかった自分で調べるべき知らなかった単語をインターネット等で調べます。
➆最後に、打合せが終わった後には、大きく分けてすることが2つあります。1つは、⑴メモを改めてまとめること、1つは、⑵スケジュール帳に完成に向けたポイントになる期限日の記入をする、ことです。
まず⑴ですが、これはメモに書いたことを改めてPCや携帯、紙等に書きだすことで、脳内整理に繋げます。また場合によっては、このまとめたものを同僚や上司へ報告したり、提案することも必要かと思います。
次に⑵は、スケジュール帳に、打合せした日の日付の欄、進捗確認の日の欄、期日の1日前の欄、期日の日の欄など、打合せの内容を完成させるためのポイントとなる日に「どこまで済ませておくのか」を記入しておきます
以上が、上司やお客様との打合せのときにメモの取り方です。これをしておくことで、スケジュール帳を見ながら、上記打合せをどのように進めていけばいいのかが一目瞭然となります。
また、メモに悩んでる、というかたにありがちなのが、自分が何を理解していないのか言語化してきていない、ので明確に何に悩んでいるのか自分でも理解できない、ということがあります。下記ご案内の本は、同じ『メモ』でも言語化能力UPに特化した神本です。こちらの角度からもアプローチしてみると、思わぬ仕事力UPに繋がるかもしれません。